E não é atoa que a Gestão é algo que vem sendo utilizada ao longo da história. Ela vem em processo de se reinventar desde a Revolução Industrial, no século XVIII. De lá para cá, novas metodologias e maneiras de se aplicar a gestão, foram surgindo. Tais como ferramentas que podem auxiliar um gestor, também apareceram. Hoje iriei falar um pouco sobre a ferramenta 5W2H.
A ferramenta 5W2H é responsável por transformar as ações em práticas, com toda a estruturação que uma ação necessita. Ela indica quais as atividades, os prazos, e as responsabilidades de cada um que está envolvido no determinado projeto.
A ferramenta 5W2H é dividida em 7 elementos, que nada mais são que 7 perguntas que uma pessoa precisa responder, para ter o direcionamento correto daquilo que está querendo realizar.
- What (O quê?): Aqui é onde é falado do projeto. Normalmente os detalhes com um resumo simples do que é. Assim, qualquer pessoa de fora saberá do que se trata.
- Why (Por quê?): Qual o propósito para que isso seja feito. Aqui é possivel convencer quem está de fora, a usar tempo e dinheiro para investir na ideia.
- Where (Onde?): O projeto vai ser feito dentro da sua empresa? Em uma unidade, para um cliente? É algo para redes sociais apenas? Se sim, em qual? Use esse ponto para passar qual a estratégia que será colocada em prática.
- When (Quando?): Em projetos, tudo precisa ter uma data de início, e uma data de fim. Nesta etapa se define o que deverá ser feito em cada etapa, e o tempo.
- Who (Quem?): Etapa usada para definir quem vai fazer o que. Cada etapa deve ter um responsável. E todos devem saber exatamente o que cada um deve fazer nessas etapas.
- How (Como?): Etapa onde é inserido os meios que irão ajudar a conclusão dela. Qual caminho será seguido para a execução, e por aí vai.
- How Much (Quanto?): Sabe aquele momento que você precisa apontar os custos para o gestor? Ou até mesmo as horas que sua equipe irá usar para esse projeto? Então, é aqui que falamos disso.
Segue 2 exemplos de matriz 5WH2. Um para a área de TI, e outro para a área de administração. Assim é possivel verificar como se aplica em cada área.
Benefícios do 5W2H
Um dos benefícios que logo de cara é visto, é a simplicidade. Por ser bem objetivo e simples, acaba sendo bem aceito no mundo corporativo. Não precisa de um sistema avançado para usá-lo. Uma planilha no Excel, já está de bom tamanho.
O outro benefício mais notado, seria a clareza nas atividades e direcionamento nítido de cada coisa. Todos conseguem saber o que cada um está fazendo. As datas, custo e tudo o que pode estar envolvido.
Espero que tenham gostado do artigo, e depois me contem se vocês já utilizaram essa ferramenta na sua empresa.
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