Inicialmente, não me julguem. Eu uso Sharepoint. E o intuito deste artigo, não é fazer com que você mude toda a estrutura da sua empresa, mas sim começar a pensar em possíveis mudança futuramente, ou não.
Por mais que Sharepoint signifique “ponto de compartilhamento”, a ferramenta não costuma ser usada para isso. Normalmente, as organizações utilizam como substituto de servidor files server (servidor de arquivos) , seja por redução de custo, facilidade de acesso entre outros benefícios.
Benefícios do uso do Sharepoint
Colaboração em qualquer lugar – Com todos seus arquivos no sharepoint, você consegue acessá-los de qualquer lugar. Sendo assim, é extremamente fácil acessar documentos online, e editá-lo em conjunto com sua equipe. Um servidor, exige mais configurações técnicas para que isso aconteça.
Histórico de versões – Uma das maiores vantagens do Sharepoint ao meu ponto de vista. Editou um documento errado, apagou o que não deveria, ou salvou algo que não podia? Com pequenos cliques, você mesmo consegue recuperar uma versão anterior a daquele arquivo.
Dentre outros benefícios, temos intranet, possibilidade de automação, integração com o power automate, entre outros.
Desvantagens do uso do Sharepoint
Quebra de hierarquia – Não é possível quebrar hierarquia dentro do Sharepoint, de uma maneira correta. A quebra de hierarquia acaba criando falhas de acesso, o que por algum momento pode possibilitar o acesso a arquivos que a pessoa não possui permissão. Já com um servidor de arquivos, essa personalização é mais maleável e funcional.
Dificuldade em desligar colaboradores – Uma das desvantagens mais perigosas da ferramenta. Com o Sharepoint sincronizado na máquina, e a pessoa fora da empresa, o bloqueio de acesso aos arquivos sincronizados pode demorar um tempo, o que pode ser tempo suficiente para a pessoa fazer alguma tragedia nos arquivos.
Como escolher o que devo usar?
Se sua empresa é pequena, apenas poucos colaboradores, não faz sentido a aquisição de um servidor AD ou File server. Porém, caso sua empresa esteja em expansão é bom estudar o que você precisa. Arquivos que poucas pessoas terão acesso, muitos colaboradores na rua, empresa com mais de 100 funcionários? Aqui é importante entender qual sua demanda. Se você precisa de muitas permissões quebradas por causa da quantidade de funcionários, um Sharepoint não lhe atende. Porém, se você precisa apenas de poucas permissões, ou seu uso é pouco, um Sharepoint lhe atende bem.
Na hora de tomar a decisão em qual o melhor cenário, você precisa desenhar seu negócio, e pensar no que vem pela frente. Nem sempre o custo deve ter mais peso que a segurança. Lembre-se, mudar uma escolhe depois de feita e implantada, é possível. Porém, é necessário paciência, tempo e investimento financeiro para muda-la.
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